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Hoje vamos falar sobre como funciona uma imobiliária. Existem pelo menos 3 tipos de imobiliárias e por isso, vamos explicar a estrutura organizacional de cada um dos modelos de imobiliária.

Lembrando que essa não é uma regra. Porém, é como nós aqui da Praedium entendemos com base na nossa experiência no mercado imobiliário.

Veja também: Como Abrir uma Imobiliária: O Guia Completo 2020

Acompanhe conosco!

1. Como Funciona uma Imobiliária de Pequeno Porte

Uma imobiliária de pequeno porte pode ser caracterizada como um escritório, uma imobiliária virtual ou até um ponto fixo na rua. Mas, com até 4 ou 5 corretores de imóveis.

Nesse formato então, não requer muita sofisticação. Por isso a estrutura organizacional da imobiliária de pequeno porte é menor.

Vamos a ela:

Estrutura organizacional da Imobiliária de Pequeno Porte

• Proprietário
• Corretores
• Atendente

Leitura obrigatória: 9 Etapas para Contratar um Assistente Imobiliário para Seu Negócio

Proprietário:

O proprietário será o responsável nesse caso pela organização, administração e financeiro da imobiliária.

As principais decisões vão sempre partir dele e o direcionamento da imobiliária também.

Corretores:

Logo após, temos os corretores de imóveis. Que nesse caso, vão trabalhar com todas as suas atribuições. Ou seja,

• Captar os imóveis
• Cadastrar os imóveis
• Anunciar os imóveis
• Atender os clientes
• Visitar os imóveis
• Cuidar da documentação
• Fechar as vendas

Para uma imobiliária pequena não é necessário ter um captador exclusivo. Por isso, todos os corretores tem como função trazer imóveis para ampliar a carteira da imobiliária.

Mas, como gestor, você pode encontrar obstáculos no meio do caminho. Por exemplo:

No seu pequeno time de corretores você tem um que não é tão empenhado na captação de imóveis. Mas, vem recebendo contatos igual a todos os outros e fechando vendas das captações dos seus colegas.

Nesse caso, deixa de ser justo, concorda?

O que sugerimos é que nesse esquema sua imobiliária funcione de maneira imparcial. Então, o rodízio de atendimentos (quando chega um novo contato) pode e deve ser feito com base no imóvel.

Assim, o corretor que fez mais captações, certamente terá mais oportunidades para atender. Enquanto o outro, um pouco menos esforçado terá uma quantidade menor de oportunidades.

Já que, as oportunidades devem ser direcionadas para o corretor que captou aquele imóvel que proveu o contato de uma oportunidade.

Faz sentido para você?

Atendente:

Por fim, mas com certeza não menos importante a atendente. O atendente de imobiliária tem como principal função fazer o pré atendimento de todas as oportunidades que chegam até o escritório.

Assim, será responsável por:

• Atender o telefone e receber os visitantes de porta
• Fazer uma triagem pré atendimento
• Incluir uma nova oportunidade no CRM da imobiliária
• Direcionar o atendimento para o corretor responsável

Em, algumas imobiliárias, fica a responsabilidade do atendente também de cadastrar os imóveis no sistema.

Então, quando o corretor de imóveis chega com uma nova captação (ainda em ficha) esse atendente que inclui no sistema.

Mas, isso não é regra. Até porque, os corretores de imóveis são capazes de realizar as suas captações diretamente do celular e dentro do cadastro de imóveis do sistema da imobiliária.

Organograma Imobiliário: Como Funciona uma imobiliária de Pequeno Porte

2. Como Funciona uma Imobiliária de Médio Porte

Uma imobiliária de médio porte em geral, é composta por 2 escritórios. Sendo uma matriz e outra filial. Mas, você pode se caracterizar como uma imobiliária de médio porte se atender aos requisitos de estrutura organizacional que vamos citar.

Por isso, a quantidade de pessoas envolvida nos processos é maior e por isso, o funcionamento deve ser diferente. Assim, como a estrutura organizacional da imobiliária.

Estrutura Organizacional da Imobiliária de Médio Porte

• Proprietário
• Gerente Geral
• Gerente de Equipe
• Corretores de Imóveis
• Captadores
• Atendentes

Proprietário:

Em uma imobiliária de médio porte o proprietário fica incumbido de atribuições como por exemplo:

• Cuidar do Financeiro da Imobiliária
• Elaborar um plano de negócios consistente
• Delegar funções e/ou diretrizes ao gerente geral da imobiliária

Gerente Geral:

Diferentemente da estrutura de imobiliária de pequeno porte. Agora, temos mais um cargo a ser atribuído. O de gerente geral.

Nele por sua vez, consiste atribuições de um gestor imobiliário em um plano macro. Ou seja:

• Foco na estruturação da imobiliária
• Visão macro sobre as equipes de corretores
• Entendimento sobre o funcionamento de todos o processo de vendas de imóveis
• Acelerar os processos
• Buscar inovações tecnológicas que vão auxiliar no funcionamento da imobiliária
• Compreender a visão do proprietário referente ao caminho que a imobiliária deve seguir e levar isso adiante
• Cuidar dos investimentos em marketing da imobiliária (para divulgação de imóveis e atração de oportunidades)
• Minimizar os custos operacionais sempre que possível
• Fazer a gestão macro de metas da imobiliária
• Entender qual o melhor canal de aquisição de clientes para a imobiliária

Gerente de Equipe:

Logo após, temos o gerente de equipes. Levando em consideração que agora existem 2 escritórios imobiliários. O gerente de equipe não pode ser uma única pessoa.

Então ,se existe uma equipe de vendas da matriz e outra equipe de vendas na filial. Cada uma deles tem seu respectivo gerente.

Entre as atribuições de um gerente de equipe, encontramos:

• Gestão dos corretores de imóveis
• Determinação de metas individuais para os corretores da sua equipe
• Aferir métricas do funil de vendas imobiliário de maneira individual
• Melhorar o resultado da sua equipe
• Entender o gargalo de atendimento e procurar maneiras de reduzir.
• Gerenciar a qualidade dos atendimentos realizados por sua equipe
• Dar feedback para o gerente geral sobre oportunidades que chegam e fechamentos
• Motivar e treinar sua equipe de corretores de imóveis
• Determinar o rodizio de atendimentos que devem seguir na equipe

É possível encontrar mais atribuições. Você pode conferir no artigo sobre: As principais atribuições do gerente imobiliário. Pode te ajudar!

Corretores de Imóveis:

Nesse caso, os corretores de imóveis tem menos atribuições do que em uma imobiliária de pequeno porte.

Isso porque, com o gerenciamento feito por completo acima deles o corretor agora pode ter foco total no atendimento ao cliente.

Portanto, suas principais atribuições em uma imobiliária de médio porte são:

• Atender o cliente de acordo com script de vendas pré estabelecido
• Trabalhar com o cliente dentro do funil de vendas de maneira adequada
• Agendar o maior número de visitas ao imóvel possível
• Ter o maior número de fechamentos possível
• Seguir as diretrizes impostas pelo gerente de equipe
• Melhorar sua capacidade de negociação
• Estudar sobre o mercado imobiliário da sua região
• Fazer a gestão dos seus números (atendimentos, visitas, propostas e etc)
• Dar feedback ao gerente de equipe sobre suas tarefas.

Captadores:

Nesse caso, encontramos um outro diferencial que são os captadores.

Isso mesmo, à partir de uma imobiliária de médio porte indicamos que haja um (ou mais) profissional exclusivo para a captação de imóveis. Assim, seus corretores podem focar apenas nas vendas de imóveis.

E a carteira da imobiliária se mantém sempre atualizada.

É importante também que o captador siga algumas diretrizes básicas, tais como:

• Seguir a área de atuação da imobiliária
• Estar em conformidade com os imóveis mais vendidos pela imobiliária e focar a captação neles
• Saber preencher corretamente uma ficha de captação de imóveis (ou incluir diretamente no CRM da imobiliária)
• Ter noções avançadas de fotografia imobiliária
• Fazer a gestão dos seus números (número de captações, região, quantidade de imóveis que foram vendidos pelos corretores e etc)
• Dar feedback e se reportar ao gerente de equipe (ou gerente geral)

O captador de imóveis também deve ser comissionado sempre que um corretor vende um dos “seus” imóveis. Para isso, o percentual deve ser acordado antes.

Atendentes:

Por fim, o atendente. Que deve ter a mesma função que em uma imobiliária de pequeno porte.

Mas, nesse caso, são pelos menos 2. Partindo do principio que cada uma deve estar alocada em um escritório.

Organograma Imobiliário: Como Funciona uma imobiliária de Médio Porte

3. Como Funciona uma Imobiliária de Grande Porte

Existem agora, 2 tipos de imobiliárias de grande porte. Mas, em ambos você pode utilizar o mesmo modelo de como uma funciona uma imobiliária que vamos ilustrar aqui.

O primeiro tipo é uma imobiliária que possui um único escritório, mas como uma equipe grande corretores (20 ou mais).

O outro modelo de imobiliária de grande porte é a que consistem em matriz e filiais (mais de uma). Onde por sua vez, vamos chegar a esse número mínimo de corretores de imóveis no geral.

A estruturação pode variar, de acordo com o seguimento que a imobiliária segue nesse caso. Pode ser que você trabalhe com administração de imóveis locados + locação de imóveis + venda de imóveis e para isso, há uma estruturação diferente.

Por hoje, vamos abordar uma estruturação básica de como deve funcionar uma imobiliária de grande porte.

Estrutura Organizacional da Imobiliária de Grande Porte

• Proprietário
• Diretor
• Gerente geral
• Auxiliar administrativo
• Gerente de equipe
• Corretor
• Captadores
• Atendente

Diretor:

Nesse caso, deve ser uma pessoa encarregada pelo funcionamento correto da empresa imobiliária que seja de confiança do proprietário, pode ser uma secretária por exemplo.

Onde ela é capaz de entender todas as áreas da imobiliária, ter uma visão macro do negócio e se certificar que tudo está acontecendo a gosto do proprietário.

Então, o proprietário pouco intervém na imobiliária e muitas vezes está focado em network ou exposição macro da sua marca. Participando de eventos relacionados ao mercado imobiliário ou até mesmo ministrando palestras para jovens empreendedores imobiliários.

Portanto, o diretor fica incumbido de ser ‘os olhos’ do proprietário dentro da imobiliária. E reporta somente a ele.

Tem total autonomia para tomar decisões ou mudar uma estratégia em benefício da imobiliária.

Gerente Geral:

O gerente geral tem as mesmas atribuições em uma imobiliária de médio e grande porte. Ou seja, ele é responsável por:

• Visão macro sobre as equipes de corretores
• Foco na estruturação da imobiliária
• Entendimento sobre o funcionamento de todos o processo de vendas de imóveis
• Buscar inovações tecnológicas que vão auxiliar no funcionamento da imobiliária
• Acelerar os processos
• Cuidar dos investimentos em marketing da imobiliária (para divulgação de imóveis e atração de oportunidades)
• Compreender a visão do proprietário referente ao caminho que a imobiliária deve seguir e levar isso adiante
• Fazer a gestão macro de metas da imobiliária
• Entender qual o melhor canal de aquisição de clientes para a imobiliária
• Minimizar os custos operacionais sempre que possível

Auxiliar administrativo:

Nesse caso, o auxiliar administrativo é a pessoa responsável por todas as questões burocráticas como contratos, repasse de alugueis, documentação de vendas e etc.

Entre suas atribuições devem estar:

• Organizar a parte financeira da imobiliária
• Se certificar de que os repasses de alugueis estão em ordem
• Cuidar dos documentos de clientes (proprietários, compradores, locadores e locatários)
• Manter arquivado contratos de prestam de serviços e vendas
• Reportar ao gerente geral da imobiliária e suprir quaisquer necessidades que ele possa ter para desempenhar bem a sua função.

Gerente de Equipe:

O gerente de equipe, assim como em uma imobiliária de médio porte é responsável por:

• Determinar o rodizio de atendimentos que devem seguir na equipe
• Motivar e treinar sua equipe de corretores de imóveis
• Dar feedback para o gerente geral sobre oportunidades que chegam e fechamentos
• Gerenciar a qualidade dos atendimentos realizados por sua equipe
• Entender o gargalo de atendimento e procurar maneiras de reduzir.
• Melhorar o resultado da sua equipe
• Aferir métricas do funil de vendas imobiliário de maneira individual
• Determinação de metas individuais para os corretores da sua equipe
• Gestão dos corretores de imóveis

Lembrando que deve haver mais de um gerente de equipe, ainda mais para um número de corretores de imóveis elevado.

Mesmo que a imobiliária trabalhe apenas com venda de imóveis separe os corretores em equipes e designe um gerente para cada uma delas.

O processo de vendas vai acontecer de mais fácil e o trabalho do gerente será mais evidente.

Corretores de Imóveis:

Nesse caso, portanto, os corretores de imóveis são peças fundamentais para o funcionamento da imobiliária. Devem estar totalmente focados em suas principais atribuições. Vender ou Locar.

Partindo desse principio, corretores de imóveis que trabalham com equipes mais coesas e gerentes que auxiliam em seus processos tendem a vender mais, ganhar mais dinheiro e por sua vez, trabalharem mais satisfeitos.

Captadores de Imóveis:

Como falamos anteriormente, desde uma média imobiliária já é aconselhado que tenham corretores de imóveis exclusivos para a captações.

Esses corretores devem ser comissionais pela venda ou locação dos seus imóveis de acordo com as diretrizes da imobiliária e seu principal objetivo é manter atualizada e de forma crescente a carteira de imóveis da imobiliária.

Que por sua vez, é o ativo principal da empresa imobiliária.

Atendente:

Novamente, encontramos na ponta da estrutura organizacional de uma imobiliária coesa e bem sucedida o atendente.

Como falamos anteriormente, essa pessoa é responsável pelo primeiro contato com cada cliente que chega até a imobiliária.

Realizando então um pré atendimento, respeitando o rodizio de atendimento entre corretores, pré qualificando leads e etc.

Organograma Imobiliário: Como Funciona uma imobiliária de Grande Porte

Como Funciona uma Imobiliária: As Principais Métricas

De nada irá adiantar estruturar sua equipe imobiliária nesse formato se você não for capaz de realmente entender seus números.

É indispensável que as métricas da imobiliária estejam devidamente alinhadas com as metas e objetivos da mesma.

As métricas são um ponto crucial para qualquer gestor imobiliário. E principalmente para você que procura saber exatamente como funciona uma imobiliária.

Entre as principais métricas, podemos ressaltar:

Para as captações de imóveis:

• Quantos imóveis foram captados
• Qual o principal captador
• Quantidade de imóveis disponíveis na carteira da imobiliária

Para os atendimentos:

• Quantos atendimentos são realizados
• Qual a média de fechamentos (entre abertos e fechados)
• O corretor de imóveis com melhor desempenho
• Perfil dos imóveis com maior percentual de vendas
• Etapas do atendimento que são perdidos os clientes
• Quantidade de visitas a imóveis que foi realizadas (por corretor)
• Quantidade de propostas emitidas
• Melhores canais de aquisição de clientes
• Qual o ROI
• Principais recursos para fechar mais vendas

Para a administração de locações:

• Quantidade de imóveis locados
• Perfil de imóveis qual maior percentual de locação
• Índice de inadimplência
• Aumento da recorrência
• Escalabilidade
• Projeção de faturamento

Por fim, para que tudo isso funcione bem dentro da imobiliária, é preciso que haja uma boa gestão imobiliária.

Então, vamos falar um pouco a respeito do assunto:

Como Funciona uma Imobiliária: Gestão Imobiliária

Primeiramente, gestão imobiliária é conjunto de atividades exercidas dentro de uma imobiliária com o intuito de deixar mais transparente o funcionamento da mesma para todos os envolvidos.

Assim como, permitir que todos os processos sejam devidamente catalogados e seguidos por todos os colaboradores.

Para que possa ser feita uma boa gestão imobiliária um dos primeiros passos é a organização de processos.

Sejam eles na área de vendas, locação, administração, documentação, marketing e distribuição de atribuições aos colaboradores.

Partindo do principio que uma empresa imobiliária não é apenas responsável pela intermediação na compra e venda (e locação) de imóveis.

Mas, também, é responsável pelo ambiente de trabalho, geração de leads, nutrição de leads, captação de novos imóveis (mercadoria primordial para uma imobiliária funcionar).

Leitura complementar: Nutrição de Leads Imobiliários e as Principais Vantagens para o Mercado Imobiliário

Com isso em mente, faz parte de uma boa gestão imobiliária organizar os processos, etapas e responsáveis para executar cada uma delas.

Garantindo assim, um ambiente de trabalho próspero, transparente e profissional. Seja para os colaboradores ou para os clientes.

O perfil Profissional do Gestor Imobiliário:

• Sempre buscar por inovações tecnológicas que otimizem o tempo de trabalho
• Saber estruturar todos os passos nos processos que envolvem a imobiliária
• Estar de acordo com as atualizações mais recentes do mercado imobiliário
• Conseguir fazer o gerenciamento inteligente de pessoas e processos
• Ser extramente organizado (com documentos, pessoas e atendimentos)
• Saber delegar tarefas
• Minimizar os custos
• Previsibilidade de receita
• Entender sobre a atração de clientes e imóveis
• Saber realizar uma boa gestão financeira
• Gerenciar metas para o crescimento da imobiliária e dos profissional que ali trabalham

Portanto, olhe para dentro da sua imobiliária agora e encontre, quem tem o perfil mais próximo a esse.

Conte com a Ajuda de um Sistema de Gestão Imobiliária

Certamente esse já é um assunto “batido” na rotina de trabalho de qualquer pessoa que execute uma boa gestão imobiliária.

Mas, nunca é demais reforçar os pontos positivos de fazer uso de um bom sistema de gestão de imobiliária.

• Acompanhar e organizar a carteira de clientes da imobiliária
• Acompanhar e organizar a carteira de imóveis da imobiliária
• Agilizar os processos
• Unificar informações
• Permitir acesso remoto à informações pertinentes a negociação
• Acompanhar o fluxo de atendimento da sua equipe
• Acelerar processos
• Prever a quantidade de fechamentos no fim de um período
• Implantar um rodízio de atendimentos para os corretores de imóveis
• Catalogar todos os participantes de uma negociação
• Organizar documentos e contratos em um único lugar
• Integrar mais de um setor da imobiliária

Agora, você já sabe a melhor forma de organizar sua imobiliária para que ela possa desempenhar sua função de maneira positiva.

Ficou com alguma dúvida ainda? Deixe nos comentários e nós te ajudamos!