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A vida de um corretor de imóveis pode ser rápida e exigente. Agendar, receber chamadas e lidar com os detalhes do dia-a-dia pode distrair dos objetivos gerais. E é por isso que muitos corretores e gerentes de imobiliárias contratam um assistente imobiliário. 

Se você está em um ponto da sua carreira imobiliária que exige atenção em muitos lugares diferentes ao mesmo tempo, a contratação de um assistente imobiliário pode ajudar a se manter organizado e a manter sua sanidade.

Veja também: O Guia completo sobre Gestão Imobiliária

Precisa de alguém para aliviar a carga? 

Aqui estão algumas 9 maneiras de começar o processo de contratação de um assistente imobiliário.

9 Etapas para contratar um assistente imobiliário

O assistente imobiliário é uma pessoa que não precisa ser corretor de imóveis e tem como função prestar assistência em todas as etapas e processos dentro de uma imobiliária. Como por exemplo:

• Cadastrar os imóveis captados
• Organizar a carteira de imóveis e clientes
• Identificar novos mercados para captação (de clientes ou imóveis)
• Organizar a agenda de compromissos
• Imprimir e organizar os contratos de compra e venda ou locação
• Atender aos telefonemas e agendar horários de retorno
• Organizar as chaves dos imóveis e contratos de exclusividade

Com toda a certeza, ao contratar um assistente imobiliário grande parte do trabalho que hoje fica em uma única mão, será aliviado. Assim, você tem mais tempo para focar no que realmente importa e vai trazer resultados duradouros para a sua imobiliária.

Etapa 1: Decida se você está pronto para contratar um assistente

É importante saber quando é a hora certa de encontrar um assistente imobiliário. De fato, alguns sinais que podem indicar que você precisa de ajuda incluem:

• Reuniões ausentes devido a erros de agendamento
• Dificuldade para agendar chamadas
• Precisando estar em dois lugares diferentes ao mesmo tempo
• Necessitando de ajuda organizacional
• Excesso de trabalho
• Ganhando clientes constantemente
• Precisando de um “segundo cérebro” para avaliar decisões de negócios

Por isso, se alguma das opções acima soam familiar para você, talvez seja hora de contratar um assistente imobiliário. Então, leia abaixo para saber mais sobre como obter a melhor pessoa em sua equipe.

Etapa 2: Criar um anúncio de vagas

Os possíveis assistentes responderão à seu anúncio de vagas de emprego com base nos requisitos exigidos. Dessa forma, você vai precisar garantir que as palavras estejam corretas para atrair o candidato mais adequado. 

Algumas responsabilidades importantes e traços de caráter a serem incluídos são por exemplo:

• Gerenciar bancos de dados
• Preparar relatórios de mercado
• Manter agendas comerciais e pessoais
• Rascunhos de cartas e press releases
• Compreender os conceitos básicos do Microsoft Excel, Outlook e Word
• Organizar arquivos e acompanhar documentos importantes
• Preparar os espaços de reunião conforme necessário

Etapa 3: Anuncie a vaga de assistente para imobiliária

É hora de divulgar! Sem dúvida, você deve anunciar sua vaga em sites de empregos on-line, como por exemplo o Linkedin, porém existem outras maneiras de se conectar com possíveis assistentes imobiliários. 

Nesse sentido, alguém que está estudando para ser corretor de imóveis pode ser atraído para a posição de aprender sobre o funcionamento interno de uma imobiliária, por isso não deixe de procurar os recém-formados. 

Você pode fazer isso então, enviando a descrição do trabalho para universidades locais ou entrando em contato com professores de um campo de estudo semelhante, ou através de programas de treinamento no mercado imobiliário.

Além disso, solicitar referências aos seus parceiros de negócios pode ser a maneira mais rápida e eficiente de se conectar com um assistente.

Etapa 4: Crie uma lista de qualidades para procurar em um assistente imobiliário

Depois de obter uma ‘piscina’ cheia de candidatos em potencial, coloque o que é mais importante para você em um assistente imobiliário. 

• Você valoriza a personalidade em detrimento das habilidades técnicas? 
• Você está procurando experiência no mercado imobiliário ou alguém com experiência geral em assistência a um profissional? 

Ou seja, faça uma lista das qualidades que procura – tente encontrar alguém que compense as áreas onde você é fraco ou em áreas que podem ser facilmente delegadas e tenha um enorme impacto em quanto tempo você tem disponível por semana.

Etapa 5: Perguntas a serem feitas em uma entrevista

Realizar uma entrevista pode ser muito estressante. Lembre-se, você está perguntando o que os assistentes imobiliários em potencial podem oferecer para facilitar sua vida diária. 

Quanto mais direta a pergunta, melhor. 

Após uma saudação e uma visão geral da descrição do trabalho, as perguntas da entrevista normalmente fluem de maneira semelhante ao seguinte:

• Por que você está interessado na corretagem imobiliária?
• Vejo em seu currículo que você trabalhou em uma empresa por um ano, por que decidiu sair?
• Conte-me sobre o seu tempo na empresa, o que você aprendeu?
• O que você traria para o minha imobiliária que eu não tenho atualmente?
• Quais são suas fraquezas e pontos fortes como funcionário?
• Quais são as suas aspirações profissionais?
• Você está disposto a trabalhar nos fins de semana ou à noite?

Você sempre pode fazer uma pergunta inesperada para ver como eles pensam de ‘supetão’. Um exemplo disso é:

“Se você fosse parte de um carro, qual seria?”

Pode parecer estranho, entretanto fazer uma pergunta como essa mede como o assistente lidará com a pressão, o que é importante.

Também é importante pensar em perguntas que possam ajudar a identificar sinais de alerta. 

Aqui estão algumas perguntas que podem levar você a seguir esse caminho:

• Descreva seu ex-empregador. 
  Não é necessariamente um mau sinal se o entrevistado se separar em termos ruins do último empregador, mas se estiver falando muito mal de um empregador, isso pode ser um alerta vermelho.
• Peça exemplos de trabalho específicos. 
  A falta de exemplos pode demonstrar falta de experiência. Isso não é necessariamente um alerta vermelho, especialmente para uma posição de nível de entrada, mas é algo que você terá que pesar. Idealmente, mesmo um candidato de nível inicial terá alguma experiência voluntária ou de vida que eles possam usar como exemplo.
• Pergunte se você pode executar uma verificação de antecedentes. 
  Se um possível funcionário se opuser a isso, isso é definitivamente um alerta vermelho.

Etapa 6: O salário

O salário pode ser um tópico desconfortável, mas é melhor ser franco. Detalhe o pagamento que você deseja oferecer e verifique se o candidato está na mesma página. 

Um assistente imobiliário precisará no mínimo, de um salário minimo para fazer bem seu trabalho. 

Você pode ter uma ideia do quanto outros assistentes do seu nicho estão ganhando pesquisando sites de emprego como Vagas.com e Trabalha Brasil

Etapa 7: Integrar o novo assistente imobiliário

Agora sim, você selecionou um assistente! Contudo, é hora de fazê-lo se sentir confortável ​​em seu novo ambiente de trabalho e prepará-lo para suas tarefas diárias. 

Por isso, ao comunicar suas responsabilidades, assuma a mentalidade de que ele precisa de uma explicação completa do funcionamento da imobiliária para assim, evitar lacunas na comunicação. 

Para uma integração adequada, você desejará por exemplo:

• Apresente-o a todos os colegas de trabalho que possam estar em contato regularmente
  
• Mostre a ele o espaço de trabalho, os arquivos, o calendário e outros sistemas importantes
  
• Familiarize o assistente imobiliário com seus principais clientes
  
• Enfatize a comunicação como crucial no futuro
  
• Pergunte se ele têm perguntas para eliminar a confusão
  
• Leve-o para almoçar para estabelecer um bom relacionamento
  
• Crie um plano de integração de 30 dias para trabalhar com ele

Etapa 8: Avalie o assistente imobiliário

Como um assistente é alguém com quem você vai trabalhar constantemente, é importante que você seja proativo na maneira como os gerencia. 

Dessa forma, se houver um problema com o desempenho no trabalho, informe-o como melhorar. 

Um assistente imobiliário por sua vez, deve facilitar sua vida profissional; Portanto, verifique se é esse o caso depois que ele tiver tempo para se instalar.

Veja alguns exemplos do que você deve fornecer ao seu assistente para treiná-lo em seu desempenho profissional:

• Metas trimestrais, mensais, semanais e diárias com resultados mensuráveis ​​para que ele saiba se está fazendo um bom trabalho
• Feedbacks regulares
• Um plano de carreira claro com objetivos de avanço que seu assistente pode trabalhar para alcançar.

Leve seus negócios imobiliários ao próximo nível

Portanto, agora que você tem tempo para enfrentar os projetos imobiliários que antes, não podia, concentre-se no crescimento. 

A conquista de um assistente imobiliário marca um momento importante em sua carreira, pois indica um alto nível de realização. Dessa forma, canalize sua energia em direção a seus objetivos maiores agora que há alguém para suar nas pequenas coisas.

Você está no momento certo de contratar um assistente imobiliário e como julga que isso vai te ajudar hoje?

Boa sorte e boas vendas!